Zeitdiebe im Büro – 5 Klassiker mit denen jeder zu kämpfen hat und meine Lösungsvorschläge dazu!

Geht es Dir auch so, dass die wenige Zeit, die Dir für die Erledigung deiner Büroarbeit und der administrativen Planung bleibt, oft einfach wie gestohlen scheint? Und Du kannst Dir nicht erklären wie und von wem?

 

Wie kommt es dazu? 

 

Finde heraus, welches Deine Zeitdiebe sind.

Sicher hast auch Du eine Menge Aufgaben in relativ wenig Zeit zu bewältigen. Da ist es umso wichtiger, dass Du diese Zeit so effizient wie möglich nutzt und alle unnötigen Zeitfresser so gut es geht eliminierst. 

Komplett wird Dir dies nicht gelingen – da will ich Dir keine falschen Tatsachen vorspielen.

Die klassischen Zeitdiebe, die einen bei der Arbeit am Computer überfallen sind:

 

  1. Das Internet
  2. Das E-Mail Postfach
  3. Die sozialen Medien
  4. Alles was so auf dem Schreibtisch rumfährt
  5. Dein innerer Schweinehund, der immer wieder etwas anderes viel interessanter und wichtiger findet

Welches sind nun also Deine TOP-Zeitdiebe am Schreibtisch?

Das Internet
Großer Zeitdieb: das Internet

 

1. Internet

Das Internet, mit seiner Fülle an Informationen ist schon der Wahnsinn. Zu jedem Thema finden sich unzählige Artikel, Meinungen, Diskussionsforen etc. Und liest man einen Artikel, erhält man darin Links zu weiteren Veröffentlichungen zu ebenfalls passenden Themen. Und obwohl man nur kurz etwas nachschauen wollte, hat man auf einmal noch drei weitere Seiten besucht und wertvolle Minuten oder mehr sind einfach so vergangen.

 

Passiert Dir das auch immer wieder? 

 

Falls Du das Internet zur Erledigung gewisser Aufgaben benötigst, ist offline gehen wohl keine Option. Und auf Deine Selbstdisziplin kannst Du Dich auch nicht verlassen? 

 

Mein Lösungsvorschlag: Versuche es doch mal mit einem Wecker! 

 

Falls Du keine Weckerfunktion auf dem PC hast, gehe z.B. auf webuhr.de, ziehe Dir den Timer in Deine Funktionsleiste und stelle diesen z.B. auf 15 min ein. Wenn Du das nächste Mal etwas im Internet recherchieren oder nachschauen möchtest – ein Klick in die Funktionsleiste, Timer Start und Du wirst „geweckt“ bevor Du Dich in der großen weiten online Welt verlierst.

 

2. Das E-Mail Postfach

Was landet denn täglich so in Deinem Postfach? Vor allem eines – stimmt’s? Werbung, Benachrichtigungen aus Social Media und Newsletter. Und was machen wir? Sind wir ehrlich – in das ein oder andere schauen wird doch hinein und schmökern ein wenig.

 

Du merkst wie Du Dich auch hier „verlierst“? Wie die Zeit verrinnt und Du die eigentlich wichtigen Mails, nämlich die von Kunden, noch nicht einmal richtig gelesen hast? Und schon stehst Du unter Druck.

 

Mein Lösungsvorschlag: Dein Postfach benötigt vor allem Eines – Struktur. Ein Ablagesystem. 

 

Dieses Ablagesystem sollte Arbeitsordner wie Ablageordnerbeinhalten. Und bevor Du irgendeine E-Mail liest, sortierst Du sie in dieses System ein. Die Arbeitsordner könnten z.B. heißen „Kundenanfragen zur Bearbeitung“ und „Allgemeine To Do’s“. Dann sollte es noch die Ordner „Newsletter“ und „Interessantes“ geben. 

 

E-Mails, welche Du keiner der Kategorien zuordnen kannst, werden sofort gelöscht! 

 

Und dann konzentrierst Du Dich auf die ersten beiden Arbeitsordner. Und wenn Du (tatsächlich) einmal etwas Zeit hast, dann schau auch einmal in die anderen rein. Ansonsten sind diese zunächst einmal tabu.

 

3. Die Sozialen Medien

Unglaublich was da passiert, oder? Es saugt uns förmlich ein. Obwohl der Inhalt von gefühlt 99% der Posts auf Facebook, Instagram und Co. völlig uninteressant ist und uns überhaupt keinen Mehrwert bringt, schauen wir doch ständig, was es Neues gibt.

 

Mein Lösungsvorschlag: Da hilft eigentlich nur eines – sich zusammenreißen! 

 

Stell das Smartphone auf lautlos. Oder leg es in ein anderes Zimmer, am besten auf einem anderen Stockwerk, so dass Du es nicht sehen und hören kannst. 

 

Kennst Du die Möglichkeit z.B. in Facebook Deinen Newsfeed anzupassen? Klicke auf News Feed – Einstellungen bearbeiten und wähle z.B. die Kontakte aus, von denen Du die Beiträge bevorzugt sehen möchtest. Oder setze Seiten auf Snooze, um diese bis zu 30 Tage aus Deinem Newsfeed auszuschließen – wenn da beispielsweise gerade eine Promotion läuft und sehr viele Beiträge erscheinen.

 

Hast Du noch Ideen, wie man den Umgang mit den sozialen Medien besser steuern kann?

 

4. Alles was so auf dem Schreibtisch rumfährt

Nicht nur die digitale Welt lässt uns unproduktiv Zeit vertrödeln. Auch unsere „offline“ Arbeitsumgebung hat es zuweilen in sich. 

 

Wie sieht Dein Schreibtisch aus? Was liegt da alles rum? 

 

Ungeordneter Schreibtisch
Zeitdieb: ungeordneter Schreibtisch

 

Kataloge und Fachzeitschriften in die man nur mal eben reinschaut? Mehr oder weniger geordnete Unterlagen? Die eventuell auf Bearbeitung warten? 

 

Dein Blick und damit deine Konzentration wandern immer wieder dahin.

Du verzweifelst daran, was Du noch alles erledigen musst. Aber eigentlich fehlt Dir völlig der Überblick wie viel da tatsächlich liegt. 

 

Herumliegende Stifte, Marker, Post-its und anderes Arbeitsgerät laden Dich immer wieder dazu ein diese irgendwie auf dem Schreibtisch ordnend hin und her zu schieben?

 

Mein Lösungsvorschlag: Weniger ist hier mehr! Bring unbedingt Ordnung und Struktur in Deine Arbeitsmaterialien.

 

Verbanne alles, was Du nicht direkt zur Erledigung Deiner Aufgaben benötigst von Deinem Schreibtisch.

 

Also – Stifte und anderes Kleingerät nicht herumliegen lassen, sondern in einem Stifteköcher sammeln bzw. in die Schreibtischschublade sortieren.

 

Alle Unterlagen in Ablagefächer mit Beschriftung sortieren und gleichzeitig priorisieren. Das minimiert auch Deine Suchzeiten.

 

Lesestoff in einen Zeitschriftensammler packen und am Besten an einen Platz stellen, an dem Du tatsächlich die Zeit hättest zu lesen – z.B. in die Nähe der Couch. Und dann statt fernsehen einen interessanten Artikel lesen. 

 

Generell gilt auch – entrümpeln und konsequent aussortieren. Je nachdem, wie es in Deinem Büro aussieht, musst Du vielleicht einmal eine gut organisierte Aktion starten und aussortieren was Dir Platz, Luft und Raum nimmt.

 

Den „vielleicht schau ich da später nochmal rein“- Stapel gibt es ab jetzt aber nicht mehr! Was ausgelesen, bearbeitet oder nicht mehr aktuell ist, wird entsorgt. 

 

5. Der innere Schweinehund

Was soll das bedeuten – der innere Schweinehund? 

 

Das ist eine Art Sinnbild für die Willensschwäche, die uns davon abhält, unangenehme Tätigkeiten auszuführen, obwohl diese für uns wichtig und notwendig sind.

 

Ich würde dazu außerdem auch noch Tätigkeiten hinzuzählen, die uns zwar nicht unangenehmen sind, eventuell sogar eigentlich Freude bereiten, in die wir aber nicht richtig hineinfinden. Irgendwie den „Dreh“ nicht bekommen.

 

In allen oben genannten Punkten begegnet uns dieser innere Schweinehund. Mit bzw. von all dem lassen wir uns ablenken, von dem, was wir eigentlich tun wollen und sollten.

 

Mein Lösungsvorschlag: Wenn Du aber alle oben genannten Lösungsansätze verfolgst, hast Du dem Schweinehund ja schon recht viel Nährboden entzogen.

 

Und gleichzeitig hast Du mehr Verantwortung für Dein Tun übernommen. Denn wenn Du alle Ablenkungsfaktoren so weit wie möglich eliminiert hast, kannst Du auch nicht mehr sagen: Wäre das nicht gewesen…! Wäre jenes nicht passiert…! Zeitdiebe Ade!

 

Jetzt liegt es an Dir. Du hast keine Ausrede mehr. Stattdessen bist Du voll motiviert, Deine Büroarbeit ohne Unterbrechungen zu absolvieren. Und am Ende hochzufrieden zu sein darüber, wie viel Du geschafft hast.

 

Gibt es immer noch Tätigkeiten, mit denen Du haderst, die Dir einfach keine Freude bereiten und damit auch nicht richtig gelingen wollen?

Dann ziehe definitiv in Betracht diese Tätigkeiten abzugeben. Dazu musst Du nicht gleich eine Bürokraft einstellen.

 

Es gibt für fast alle anfallenden Tätigkeiten in einem Unternehmen, egal welcher Art, Freelancer, Bürodienstleister oder Virtuelle Assistenten. Diese sind eventuell sogar spezialisiert aber in jedem Fall höchst flexibel einsetzbar, ohne dass eine längerfristige Verbindung eingegangen werden muss.

 

Mach Dir darüber mal Gedanken, bzw. probiere es einfach aus. Wenn Du im Internet (Achtung: Wecker stellen ;-))) einen entsprechenden Suchbegriff eingibst, wirst Du sehr schnell fündig. 

 

Wenn Du noch zögerst, lies auch Wie eine virtuelle Assistenz Dein Leben verändern wird. Die freiwerdende Zeit kannst Du dann viel besser und wahrscheinlich auch gewinnbringender in Deine eigentlich Tätigkeit investieren.

 

Dabei wünsche ich Dir viel Erfolg! Und wenn Du Unterstützung brauchen kannst, dann meld Dich doch einfach bei mir.

 

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